Model Sistem Umum Perusahaan

Model sistem umum pada suatu perusahaan ialah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.

Jenis-jenis model:

        1.      Model Fisik.

Penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

        2.      Model Naratif.

Menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.

        3.      Model Grafik.

Menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.

 4.      Model matematika.

Sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Kegunaan Model :

        1.      Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

        2.      Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

        3.      Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Model Sistem Umum

        1.      Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

                                                1.      Arus material.

                                                2.      Arus personil.

                                                3.      Arus mesin.

                                                4.      Arus uang.

        2.      Sistem Konseptual.

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.

Dimensi-dimensi Informasi

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi, antara lain:

        1.      Relevansi.

        2.      Akurasi.

        3.      Ketepatan waktu.

        4.      Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja aktual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting: manajer, pengolah informasi dan standar”. Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar:

        1.      Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

        2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

        3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula beberapa kendala yang harus diketahui, antara lain:

        1.      Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

        2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

        3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

        4.      Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi.

Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan. Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Penggunaan Model Sistem

Berdasarkan uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum, yang dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.

1.      Pasar Swalayan

Semua sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual. Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon. Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.Proses transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik.

2.      Kantor Pengacara

Biasanya terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit, terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).

Standar kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada laba, karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi. 

KESIMPULAN

Dalam sebuah perusahaan sangat di perlukan sebuah sistem yang mengatur, mengawasi dan menjalankan roda perusahaan tersebut.Jadi pemilihan model sistem perusahaan sangat penting agar perusahaan berjalan sesuai target dan tujuan juga supaya tidak terjadi kesemrawutan sistem perusahaan tersebut yang dikarenakan tidak cocoknya model yang diterapkan perusahaan tersebut.

Sumber:

http://zaidarrosyid.blogspot.com/2011/11/model-sistem-umum-perusahaan.html

http://zzzfadhlan.wordpress.com/2011/11/27/bab-3-model-sistem-umum-perusahaan/

http://ragilmujiyanto.blogspot.com/2012/11/model-sistem-umum-perusahaan.html